Técnicas y consejos para gestionar el tiempo: time blocking

 

He pensado hacer una serie de entradas con consejos para gestionar tu tiempo y de esta forma, mejorar tu productividad. Serán una serie de consejos, herramientas o técnicas que se pueden ir implementando desde el primer momento, y que te pueden ayudar a gestionar mejor tu lista de tareas, tu agenda o tus proyectos. Por que sé que este tipo de lecturas te gustan, y oye, nunca viene mal aprender alguna nueva, fácil de aplicar.

Hoy quiero hablarte de la técnica (por ponerle algún nombre) del Time blocking (traducido: bloquear tiempo, pero ya sabes que nos vuelven locos las etiquetas, y si son en inglés, aún más).

¿En qué consiste el time blocking?

Es algo muy sencillo, y que en realidad, ya haces, para ciertas cosas: Consiste en bloquear en tu agenda uno o varios bloques de tiempo, para dedicarlos a una tarea en particular. Me explico...

Ya lo estás haciendo, normalmente, cuando fijas una cita con el médico (una consulta o una prueba médica). Añades en tu agenda que de tal a tal hora, vas a estar en el médico, y no vas a dedicar ese rato a otra cosa. ¿Verdad? Pues se trataría de hacer lo mismo, para aquellas tareas que quieres realizar, pero no consigues sacar hueco, o priorizar entre otras actividades, como para llevarlas a cabo.

Te pongo ejemplos que quizás te ayuden a visualizarlo:

En el trabajo, normalmente llevo mi bullet journal con las tareas semanales y diarias que tengo que realizar, pero cuando hay un proyecto importante, al que tengo que dedicarle rato concentrada, y a poder ser, sin interrupciones, recurro a bloquear ciertas horas en el calendario que tenemos compartido todo el equipo. Al igual que incluímos cuándo hay reunión con clientes, o con parte del equipo, o eventos, incluímos esos bloques de tiempo en los que nos gustaría no tener interrupciones para poder dedicarnos a ese proyecto clave. De esta forma, estoy obligándome a realizarlo (es una manera de no caer en la procrastinación) ya que al final, al verlo en la agenda, delimitado en fecha y hora, mi cabeza lo entiende como si fuera una cita médica, o un evento, o cualquier otro plan que voy a hacer, si o si.

Pero como no sólo de trabajo se puede vivir, y muchas veces nos quejamos (y con razón) de no tener tiempo para nosotras o para hacer eso que tanto queremos, esta técnica nos es de gran ayuda.

Por ejemplo, ahora me estás leyendo porque en casa yo he bloqueado la tarde del domingo para poder sentarme en el ordenador un rato a escribir este post. Si no lo hubiese bloqueado, probablemente hubiese alargado cualquier otra tarea, o me hubiese puesto a hacer cualquier otra. Porque siempre hay algo que hacer.

En casa tenemos un calendario de Google compartido, con aquellas citas médicas, eventos, o alertas importantes, para que ambos las conozcamos y, sobre todo, podamos tener en cuenta para organizarnos. Mi pareja conoce mi interés por mantener este blog vivo, aunque no esté siendo al ritmo que me gustaría, y gracias a este tipo de bloqueos de tiempo, ambos podemos sacar algún ratito para nuestros hobbies (obviamente, no tantos como nos gustarían pero somos conscientes del momento familiar en el que estamos, y al final se hace dentro de lo posible).

Vamos, que puedes (y casi que te diría que debes) empezar a usarlo para sacar tiempo para avanzar en proyectos importantes (de trabajo, de tu casa, o de tus estudios), o para sacar tiempo para pasar con tu familia, o para cuidarte y mimarte un poco (un rato de gimnasio, de hacerte algún tratamiento, leerte un libro tranquila...). Vamos: avanzar un poco en ese balance que muchas veces estamos buscando.

¿Cómo usar el time blocking?

Intenta crear bloques de tiempo de al menos 60 minutos en los que te dedicarás a un tema concreto. Durante ese rato, trabajarás en ese tema sin interrupciones, concentrada. Puedes usar la técnica pomodoro (click aquí para leer más sobre esta técnica). No te pongas a realizar otras tareas o temas que no están relacionados, para no perder el foco. Evita la multitarea, para poder avanzar (es mejor que cada día des un paso, pero bien encaminado hacia tu objetivo, que no hacer nada).

Según el tipo de tarea que queramos realizar (de foco -que necesitemos energía y concentración, administrativa o de poca intensidad, social o de relax) podremos organizar nuestra jornada por bloques, teniendo en cuenta nuestro tiempo y sobre todo, la energía que tenemos en cada momento. Es decir, si tienes que realizar un proyecto importante, complicado, que requiere toda tu atención, no pongas ese bloque de tiempo después de comer, por ejemplo, porque tu cuerpo estará cansado y somnoliento. Si quieres dedicar un rato a leer, que es una actividad que no requiere energía, puedes ponerlo en aquellos momentos donde ya no estés a tope, como antes de acostarte.

Parece complicado, y puede serlo, al comienzo, pero con la práctica, y sobre todo, conociendo tus ritmos, se volverá más fácil y además, irás aprendiendo a estimar mejor el tiempo (o los bloques de tiempo) que necesitas para hacer una tarea o proyecto.

Códigos de color (para clasificar visualmente las categorías de las tareas) y time block ¡Yeah!

A tener en cuenta

Ojo, no todo son rosas. Obviamente, esta técnica te puede servir para sacar adelante proyectos o trabajar en algún hábito o meta que te propongas, pero tienes que tener en cuenta varias cosas: siempre queremos hacer más de lo que podemos hacer. Así que tenemos que saber priorizar y elegir dónde poner nuestro foco. Ese tiempo que bloqueas para hacer algo, no lo vas a invertir en otras cosas. Piensa bien si te merece la pena, o qué estás dejando de hacer, por si es más importante.

Vuelvo al ejemplo personal del blog. Para mí, el blog es importante, sí. Mi pareja lo sabe y lo respeta. Pero tenemos un bebé, y he tardado dos semanas enteras en poder bloquearme este rato, con tranquilidad. ¿Por qué? porque he valorado en anteriores ocasiones, si había algo más importante que hacer (casi todas las veces han tenido a la pequeña Julia como motivo) y otras veces, han sido tareas que no me apetecía hacer, pero que eran de necesidad. Como en economía, es el coste de oportunidad: cada vez que eliges hacer algo, estás dediciendo no hacer otras tantas cosas.

Y vuelvo a repetir: siempre tendemos a querer hacer más de lo que podemos hacer. Sobre cargamos nuestras agendas, nuestras listas, sin ser realmente conscientes de lo que tardamos en hacer las cosas. ¿El resultado? Vivimos siempre agobiados porque no llegamos, porque tenemos listas interminables de tareas, de lecturas, de series por ver... etc Necesitamos días de 40 horas para hacer todo lo que queremos hacer, varias vidas para leer tantos libros.  No. Stop.

No nos volvamos locos. Los días son los que son, y tienen 24 horas, nos guste o no. Por eso, es importante priorizar, y centrarnos en aquellas tareas que son proactivas (que nos ayudan a llegar a nuestro objetivo). Pero sin llenar el día, pensando, oh ilusa, que podrás dedicarte por completo a ello, porque no, por que la vida viene y nos pone en nuestro sitio con mucha facilidd y una dosis de realidad. Por eso, amigas: no saturemos nuestras agendas, pongámonos dos o tres bloques de tiempo (como mucho) para aquellas tareas o proyectos que requieren de toda nuestra atención, y deja sitio a lo que pueda surgir, porque ya sabes la vida pasa, las interrupciones llegan y hay que ser flexibles.

Si tenemos la agenda apretá, llena hasta los topes de tareas, calculadas hasta el minuto, a la mínima que llegue una interrupción, o tengas que apagar un fuego, el resto de tu jornada caerá como fichas de dominó.

...

Pues eso. Aquí tienes una técnica sencilla en cuanto a su uso, y que si empiezas a ponerla en práctica bien, le podrás ver mil usos y te será de gran ayuda.

Cuéntame en comentarios si ya usabas esta técnica y qué tal resultado te da. Y si tienes alguna dificultad de algún tipo, sobre planificación y/o gestión del tiempo, también, para poder centrar mis próximas entradas en eso.

PD: Esta entrada da para vídeo ¿no crees?

Por cierto...

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