Slow Planning: La diferencia entre estar ocupada y ser productiva

¿Crees que es lo mismo estar ocupada que ser productiva? Si lo piensas bien, la respuesta es no. No es lo mismo. Hoy hablamos de esto en el blog.

Las personas ocupadas se enfocan en llenar su día de acciones, tareas. Cada hueco de su calendario está cubierto por una acción a realizar, pero la realidad es que, la mayoría de las veces, no es posible realizar tantas cosas, y acaban teniendo que trasladarlas al día siguiente (que...sorpresa, ya estaba lleno).

Por contra, las personas productivas, ponen su foco en reducir su lista de tareas pendientes, para poder centrarse en aquellas tareas que realmente merece la pena realizar. Y muchas veces, esto implica eliminar. De hecho, una persona productiva normalmente, cuando planifica su jornada, se limita a identificar las 3 actividades importantes a realizar. ¡Tan solo 3!

Para hacer esto, las personas productivas están entrenadas en clasificar su lista de tareas, para conocer y poder diferenciar cuáles son urgentes, cuáles importantes, y cuáles no. Y, poco a poco, van entrenando su capacidad para enfocarse en realizar la tarea que tienen delante.

Las personas ocupadas tienen más dificultad para marcar límites. Por ejemplo, y centrándonos en el trabajo, es fácil que cada vez que entra una notificación de "email nuevo", se desvíen de su tarea, y atiendan a ese nuevo correo. Esto hace que su mente esté saltando, constantemente, de una tarea a otra. ¿Crees que estar a "20 cosas a la vez" te hace más productiva?

La realidad es que, al final, no avanzas casi en ninguna tarea, ya que estás constantemente saltando entre ellas, y tu mente necesita, cada vez, volver a retomar el hilo. Además de avanzar mucho más lento (y es probable que no acabes nada), es un proceso agotador (mentalmente, me refiero).

En cambio, poniendo ciertos límites, avanzarás más rápido, aunque en menos áreas... pero las avanzarás (y de esta manera, incluso, las podrás terminar). Por ejemplo, atender el correo a primera hora, durante 30 minutos, y luego trabajar en mi "tarea número 1" durante un bloque de tiempo de 90 minutos. Organizándote así, habrás conseguido, en dos horas, trabajar en dos áreas (atender tu email, y tu proyecto más importante).

Otra característica de las personas ocupadas, que me resulta de lo más curiosa (y con la que me identificaba años atrás), es la idea de que "descansar es una pérdida de tiempo". Necesitan estar siempre haciendo algo, para no sentir que están malgastando su preciado y escaso tiempo. Las personas productivas saben que descansar es muy necesario para poder rendir al día siguiente, al mejor nivel. Los descansos forman parte de su jornada (por ejemplo, con la técnica Pomodoro) y de su vida. Nuestro cuerpo necesita ese tiempo de relax para recuperarse por el esfuerzo.

Las personas ocupadas se sienten, normalmente, apagando fuegos constantes. De una emergencia a otra, de forma reactiva. Las personas productivas se sienten organizadas, como que tienen las cosas bajo control, y si surgen imprevistos, tienen capacidad para adaptarse a ellos con cierta facilidad. La razón detrás de esta forma de actuar, es precisamente, su capacidad de priorizar. Te lo explico mejor con un ejemplo: si tengo mi día planificado hasta arriba, con todas las horas ocupadas, y me levanto enferma, tendré que lidiar con esas muchas tareas, y re-planificarlas, y generalmente esto es una causa de estrés, porque te genera la sensación de no llegar a todo. En cambio, si tengo mis prioridades claras, y me organizo para tener espacio en mi jornada para imprevistos, es más sencillo modificar planes (quizás incluso ciertas prioridades se puedan seguir realizando ese día, o se puedan delegar o aplazar; pero la labor de modificar tan solo 3 temas es bastante más sencilla de hacer).

No quiero decir que las personas productivas sean perfectas y lo tengan controlado todo, TODO EL TIEMPO. Esto no es real. Y si conoces a alguien así to-do-el-tiem-po ¡¡Por favor, preséntamelo/a!! porque será interesante de conocer. La vida pasa, las emergencias, y las situaciones que no podemos controlar ocurren. Esto es así. Las personas productivas y organizadas también pasan por estos momentos. La pandemia nos lo ha demostrado a todos. Ha supuesto un cambio de golpe, para todos, y todos hemos tenido que, durante un periodo más o menos largo, adaptarnos a nuevas formas de rutina y momentos de incertidumbre que afectaron a nuestra productividad y organización.

Lo que ocurre es que las personas productivas han aprendido a usar su tiempo de la mejor manera posible, maximizándolo.

Este gráfico recoge 4 tipo de estados donde nos podemos encontrar:

Cuadrante 1: Pereza

En este estado no eres efectiva pero tampoco estás ocupada. No irás a ningún lado, en este estado. Necesitas motivación para poder arrancar.

Cuadrante 2: Ocupada

Estás ocupada siempre pero no eres efectiva, es decir, dedicas mucho tiempo a hacer cosas, pero ninguna de ellas es la importante (la que te acerca tu objetivo, sea el que sea). Te agotas, porque tus días son muy ajetreados, pero tu lista nunca para de crecer.

Necesitas tomar el control e implementar sistemas que te ayuden a gestionar tu casa, tu trabajo, tu tiempo. Y que te permitan tener tiempo, finalmente, para aquello que es importante.

Cuadrante 3: Organizada

¡El cuadrante ideal! donde todas querríamos estar. Es el ritmo que nos permite ser efectivas, es decir, avanzamos en nuestras metas, pero también nos permite adaptarnos a aquellos imprevistos que la vida nos pueda lanzar. Mediante sistemas, rutinas y hábitos, gestionas tu día a día; planificas las jornadas dejando margen para emergencias, y logras espacio propio para relajarte o para hobbies.

Cuadrante 4: Quemada

¡Un cuadrante peligroso para estar a largo plazo! En este modo, estás ocupada pero eres efectiva. De primeras, suena bien ¿no? es decir, estás haciendo cosas que son necesarias, y sientes que avanzas. Pero el ritmo no es adecuado para mantenerlo a la larga, sin sufrir consecuencias (normalmente, estrés, insomnio, irritación, agotamiento...). Es el cuadrante donde "caes" cuando surge la emergencia, y durante un tiempo corto, te permite solventar problemas o salir a flote. Pero necesitas salir de este cuadrante lo antes posible, recuperar el ritmo equilibrado y tener espacio para recuperarte y descansar.

¿En qué cuadrante te encuentras hoy? ¿Qué pasos puedes hacer para llegar al cuadrante 3?

Recuerda: la vida no es estar ocupada todo el rato, sino ser efectiva con tu tiempo!