Consejos para ser más productivos en nuestro trabajo

Sea cual sea tu trabajo, hoy te comparto una serie de consejos y trucos, para hacer que tu jornada sea más productiva. Es más, muchos de estos consejos son trasladables a nuestra vida personal (estudios, o mantenimiento del hogar). 

Disclaimer: puede que, dependiendo de cuál sea tu trabajo, no puedas implementar todos los mencionados. Te recomiendo como siempre, elegir uno, el que mejor pueda encajar con tu situación actual, y ponerlo en marcha; mejor que ponerte con todos a la vez, y que sea contraproducente (te sature o te compliques de más la jornada).

Algunos consejos para ser más productivos en nuestro trabajo

• Trabajar por bloques de tiempo: Es posible que estés acostumbrada a trabajar con listas de tareas (que no está mal!) y tu calendario sea un conjunto de tareas colocadas, sin orden o estrategia. Pero, si te paras a pensar, es posible que tengas ciertas tareas que estén relacionadas, aunque formen parte de diferentes proyectos. Puedes juntar aquellas que estén relacionadas en un mismo bloque (y avanzar en esa actividad), o trabajar por proyectos, en bloques de tiempo. Te recomiendo usar la técnica pomodoro, para incluir descansos. Puedes leer más sobre esa técnica, aquí. 

• Toma descansos. Descansar es importantísimo, para no estresarte. Además, nos permite coger aire, entre proyectos, y no ir como locas. Además del descanso entre bloques, es recomendable dedicarle unos minutos cada día a reflexionar (sobre lo que hemos hecho, o lo que queremos hacer) -un plus, si lo haces por escrito- [Para leer más sobre journaling, puedes ir aquí]

• Ponle plazo a tus proyectos: la presión de tener que acabar algo antes de X fecha, es siempre una buena ayuda para arrancarnos del espesor. Aunque no sean plazos marcados por personas o factores externos, tú puedes planificarte acabar ese proyecto en un plazo concreto, de modo que te genere esa motivación externa (auto-impuesto).

• Las 3 tareas más importantes de cada día: La mejor manera de asegurarte que avanzas en tus proyectos es marcando cada día aquellas 3 (sí, solo 3) tareas que son imprescindibles realizar (aquellas que son importantes, o urgentes e importantes). En el peor de los casos, si solo consigues hacer esas tres, la sensación de avanzar la tienes. ¿Quieres saber más sobre priorizar actividades? Conoce la matriz de Eisenhower. 

• Programa tu tiempo de ocio y bienestar: Si eres de esas personas que prometen que este año sí que sí va a ir al gimnasio, y luego acaba por no hacerlo, esto va a cambiarte la vida: Programa y reserva ese espacio en tu agenda o calendario (mejor aún, si es compartido por tu núcleo familiar, para que se sepa que ese es tu tiempo personal, a respetar). Si lo anotas como un compromiso (como si fuera la cita del médico), te comprometerás más a realizarlo. 

• Anótalo todo y no tires de tu memoria:  si yo me acuerdo, no te preocupes... y luego, pufff! desapareció. ¿Te sientes reflejada? Tu cabeza es muy capaz, pero si vienen momentos complejos, es fácil que empiece a olvidar datos. Dale un descanso a tu pobre cabeza, y diseña el sistema de notas que te funcione a ti (a tu medida: un cuaderno, unas listas, una app..). Además, haz uso de recordatorios y seguimientos (por ejemplo, yo para proyectos que he lanzado consultas, y no puedo avanzar, me fijo tareas y recordatorios a las 24/48h para recordar que estoy a la espera de recibir esa información, de esta forma, si algo se ha quedado olvidado, lo retomo para que no se pierda y se pueda terminar). 

• Fija 3 momentos al día para atender el email (salvo que sea tu actividad principal). Generalmente, el email es una herramienta de comunicación y no nuestra principal tarea de trabajo, pero nos roba mucho tiempo (cada alerta, cada entrada de peticiones que atendemos en seguida...). Recomendable dedicarle entre 30 y 60 minutos (según el volumen), a segunda hora de tu jornada, antes del descanso y antes de cerrar. ¿Por qué no hacerlo a primera hora? porque es tu hora más fresca, más llena de energía, y dedicarlo a algo que es generalmente ligero, o que suponen urgencias de terceras personas, puede robarte esa energía, que podrías estar dedicando a algo más importante. 

• Conoce tus flujos de energías. Esto depende de cada persona, pero todos tenemos unas horas donde tenemos la mente más enfocada, y otras más espesa. Organizar tus tareas más importantes, las que más energía demandan, concentración o necesidad de creatividad, en tus horas más adecuadas, te facilitarán el realizarlas. Deja las tareas más administrativas (que requieran menos concentración) para esas horas donde estás más espesa. Esto es complejo al principio, y requiere de un auto-conocimiento atento, pero merece la pena. 

• Divide y vencerás. La mejor manera de abordar un proyecto es ... dividiéndolo en micro-tareas. Puede que tu lista se vea mucho más larga, pero las micro-tareas son la manera más pequeña de dividir el proyecto, son acciones que se pueden realizar a lo mejor en bloques de 30 minutos, y que te permiten avanzar (empezando y terminando esa tarea), dándote sensación de avance y motivación. 

• Evita el multitasking. No somos ordenadores. Y aunque te parezca que puedes hacer dos cosas a la vez (como ver la tele y estar con el móvil a la vez), en realidad, no puedes. Mejor dicho, no puedes hacer las dos cosas con foco. Tu cabeza sólo es capaz de poner su foco en una única cosa cada vez. Antes de ponerte con una tarea, prepárate a mano todos los materiales que vas a necesitar, y quita las interrupciones que puedas tener (alertas y notificaciones, otras pestañas abiertas,...) Si estás trabajando en una cosa, y sientes -o te descubres- cambiando de tema... apúntate esa nueva tarea en la lista, y vuelve a retomar, con consciencia tu tarea principal. Usa listas de música para concentrarte (en Spotify y Youtube tienes muchas para elegir). 

• Toma consciencia de qué estás procrastinando. Saquemos los esqueletos del armario. Todas tenemos cosas que estamos procrastinando, por algún motivo. Es bueno tomar consciencia de qué es, y cuáles son las causas, para encontrar patrones y evitar que se repitan. Haz una lista con 3 columnas: la primera "qué tarea/s no has hecho", la segunda "por qué no las has hecho" y la tercera, "que podrías hacer, para hacerlas". 

Otras lecturas que podrían ser de tu interés:

• Diferencia entre estar ocupada y ser productiva
• Técnica: time blocking
• Simplifica tu lista de tareas para avanzar

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